La gestión de proveedores implica el direccionamiento adecuado del manejo de las relaciones con los proveedores y la organización, con el objetivo de alcanzar el mayor beneficio, con la mejor calidad y obteniendo precios adecuados. Teniendo en cuenta que los proveedores intervienen en cada etapa de su negocio, mantener un flujo adecuado de aprovisionamiento garantiza el éxito de la operación, y de otro lado generar ahorros inesperados derivados de la disminución de costos.

La logística interna de la actividad negocial, implica un alto grado de los costos anuales de las organizaciones, por lo que un adecuada gestión de proveedores, además de reducir riesgos de desabastecimientos, puede atribuir un mayor flujo de caja, disminuyendo costos por una adecuada administración de las compras.

Es claro que para responder a una necesidad critica en el abastecimiento interno, debe existir por parte del administrador del negocio, una previsión adecuada de aquellos riesgos que se pueden presentar en la relación con los proveedores. Es decir, preveer las posibles fallas de éstos, de los bienes o del mercado mismo.

La paralización de las actividades de una organización por desabastecimiento, constituye un riesgo reputacional alto, producto de una presunta mala administración del negocio. Un caso reciente, fue la suspensión de actividades por más de una mes de la central hidroeléctrica de Guatapé por la falta de los cables afectados con un incidente interno, y absolutamente necesarios para la operación del sistema. Este es un ejemplo latente de lo que genera en la actividad de una empresa, el no obtener a tiempo los insumos que soportan la carga operacional del foco de cada negocio.

Valorar proveedores actuales y potenciales, permite al empresario hacer el mejor uso de las opciones posibles de suministro para mantener ventajas competitivas. Para ello, es indispensable rastrear las relaciones comerciales que se tienen con los proveedores, y aquellas que puedan ser expectables de acuerdo a la visión del negocio. La medición y seguimiento de la gestión de cada proveedor es una herramienta útil que le permite, con base en estadísticas reales, conocer con que tipo de aliados cuenta y cuales le sirven a su cadena de abastecimiento.

Existen diversas formas de generar tópicos de valoración, así como rangos de medición; esto dependerá del tanto del tipo de insumo que se requiera, como de la importancia que ostente como materia prima del negocio.

Un punto importante en la gestión de proveedores, y que si bien podría verse como una verdad de Perogrullo, es conocerse a sí mismo. En la medida que tenga un conocimiento claro de los bienes y servicios que se requieren para el desarrollo del objeto principal de la organización, le será aún más fácil, definir las estrategias de aprovisionamiento, y valoración de los proveedores. La categorización de los bienes y servicios a abastecer, hacen parte de la estrategia en la gestión de proveedores. Con esto se logra a través de la asimilación de características comunes de los bienes, establecer grupos y definir estrategias de compras.

A cada compra particular corresponderá un proveedor particular. Conocer el insumo ayuda a identificar al proveedor más apto para suplir la necesidad, y la repuesta de éste en el abastecimiento final será la base para calificar su gestión. Valorar la gestión del proveedor y contar con las más óptimos será de gran utilidad a la hora de aminorar riesgos derivados del incumplimiento en el suministro de sus insumos.

Generalmente se evalúan a los nuevos proveedores, pero para lograr una eficiente gestión deberán valorarse constantemente a todos los proveedores y de manera frecuente, con el fin de generar un monitoreo para controlar la evolución de la relación comercial con cada uno de ellos. Tópicos como el precio, tiempos de entrega, incumplimientos, atención a compras urgentes, asistencia en las reclamaciones y atención a las mismas, entre otras, servirán para definir el grado de acercamiento a lo que se espera del proveedor.

Una buena gestión de los proveedores limita tanto los riesgos de la operación como del empresario en su propia reputación, y le permiten finalmente monitorear costos y establecer metas de servicio, que orientan finalmente su rendimiento a la excelencia.

Konfirma, le brinda asesoría y acompañamiento en el proceso de Gestión de Proveedores a través de herramientas como Registro e inscripción, Verificación de la capacidad, Calificación y una metodología de comprobación de documentos y auditoría física que permite evaluar al proveedor en cuanto a los mínimos de sostenibilidad requeridos por el cliente, de esta forma podrá minimizar riesgos en sus negocios.